1
รับเรื่อง
รับเรื่องให้ครบตั้งแต่ต้น
ผู้แจ้งสแกน QR code หรือเปิดแบบฟอร์ม แล้วกรอกรายละเอียดปัญหา รูปภาพ ข้อมูลติดต่อ และการยินยอมที่จำเป็นเพียงครั้งเดียว
ผลที่ได้จากขั้นตอนนี้
ไม่มีข้อมูลสำคัญตกหล่น
มองเห็นได้ตั้งแต่แจ้งจนเสร็จ
เมื่อผู้แจ้งมองไม่เห็นความคืบหน้า ความไว้วางใจก็หายไปอย่างรวดเร็ว
ให้ผู้แจ้ง ผู้ใช้อาคาร และลูกค้างานซ่อมเห็น milestone สำคัญชัดเจนตั้งแต่แจ้งจนปิดงาน
Infodeck ช่วยให้ทีมบริการเก็บข้อมูลได้ครบตั้งแต่ต้น ส่งงานถึงคนที่ถูกต้อง ทำงานตาม SOP และแจ้งผู้แจ้งตาม milestone โดยไม่ต้องให้ทีมกลายเป็นศูนย์รับสายตอบคำถามเรื่องสถานะ
5 Milestones
อัปเดตที่ผู้แจ้งมองเห็นได้โดยไม่ต้องโทรหรืออีเมลตามตลอด
จากบริการแบบกล่องดำ สู่ความคืบหน้าที่มองเห็นได้
ดูว่าการทำงานเปลี่ยนไปอย่างไรเมื่อทุกคำขอเดินตาม workflow ที่โปร่งใส
เมื่อไม่มี Infodeck
ความติดขัดที่เกิดขึ้นทุกวัน
ผู้แจ้งถามสถานะซ้ำตลอดเวลา
ทีมถูกขัดจังหวะทั้งวันด้วยคำถามเดิมว่า "ตอนนี้ไปถึงไหนแล้ว" เพราะไม่มีใครมองเห็นกระบวนการได้จริง
ข้อมูลหน้ารับเรื่องไม่ครบ
ข้อมูลสำคัญตกหล่นตั้งแต่ต้น ทำให้ช่างเริ่มงานโดยไม่มีภาพถ่าย รายละเอียดติดต่อ รุ่นอุปกรณ์ หรือบริบทที่เพียงพอ
การส่งต่องานมองไม่เห็น
งานถูกรับ ตรวจสอบ มอบหมาย ซ่อม และเช็กคุณภาพแล้ว แต่คนนอกทีมไม่รู้เลยว่างานติดอยู่ขั้นตอนไหน
คุณภาพขึ้นกับความจำของแต่ละคน
หากไม่มี SOP และเช็กลิสต์ มาตรฐานงานจะต่างกันไปตามช่าง และผู้จัดการก็พิสูจน์ได้ยากว่า QA เสร็จจริง
เมื่อมี Infodeck
วิธีทำงานที่ชัดเจนขึ้น
การอัปเดต milestone ที่ผู้แจ้งมองเห็นได้
ผู้แจ้งได้รับอีเมลอัปเดตที่ชัดเจนเมื่อคำขอเข้าสู่ milestone ระดับสูงที่ปลอดภัยต่อการเปิดเผย และหากเปิดใช้งานในภายหลังก็สามารถขยายไปสู่ public tracking ได้
รับเรื่องแบบมีโครงสร้างตั้งแต่จุดแรก
ใช้ QR code แบบฟอร์ม และช่องกรอกแบบแนะนำเพื่อเก็บข้อมูลที่ถูกต้องตั้งแต่ต้น ลดการถามกลับก่อนเริ่มงาน
แยกชัดระหว่างคำขอและใบสั่งงาน
คำขอถูกตรวจสอบ อนุมัติ มอบหมาย และติดตามในระบบเดียว ทำให้ทีมปฏิบัติการและผู้แจ้งอ้างอิงความจริงชุดเดียวกัน
ทำงานตาม SOP และมี QA sign-off
ช่างทำงานตามเช็กลิสต์เฉพาะรุ่นหรือประเภทปัญหา แนบหลักฐาน และปิดงานได้เมื่อ QA เสร็จครบแล้วเท่านั้น
1 Workflow ให้ผู้แจ้ง ช่าง และผู้จัดการ
เห็นภาพเดียวกัน
2
ตรวจสอบ
ตรวจสอบก่อนเริ่มงาน
ทีมคัดกรองคำขอ ใช้กฎการอนุมัติ และเปลี่ยนรายการที่ผ่านอนุมัติเป็นใบสั่งงานที่ติดตามได้
ผลที่ได้จากขั้นตอนนี้
ควบคุมการรับงานได้
3
มอบหมาย
ส่งต่อให้คนที่ใช่ได้เร็ว
กำหนดผู้รับผิดชอบ ลำดับความสำคัญ และ SLA เพื่อให้ช่างรู้ว่าต้องทำอะไร เมื่อไร และเร่งด่วนแค่ไหน
ผลที่ได้จากขั้นตอนนี้
ลดความหน่วงในการมอบหมาย
4
ดำเนินการ
ทำงานตาม SOP และ QA
ช่างทำตามเช็กลิสต์และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด พร้อมแนบหลักฐานก่อนเลื่อนงานไปสู่การปิดงาน
ผลที่ได้จากขั้นตอนนี้
คุณภาพงานสม่ำเสมอ
5
ปิดลูป
อัปเดตสถานะและปิดวงจร
ระบบส่งการแจ้งเตือนตาม milestone ให้ผู้แจ้ง ขณะที่ผู้จัดการเห็น bottleneck ภาระงาน และแนวโน้มการปิดงานแบบเรียลไทม์ และสามารถเปิด public tracking เพิ่มได้เมื่อพร้อม
ผลที่ได้จากขั้นตอนนี้
ลดสายถามสถานะ
ความสามารถหลัก
ทุกอย่างที่ช่วยให้การส่งมอบบริการโปร่งใส
ความสามารถเหล่านี้ทำงานร่วมกันเพื่อลดความไม่แน่นอนของผู้แจ้ง และทำให้ผู้จัดการมั่นใจในทุกการส่งต่องาน
แบบฟอร์มรับเรื่องแบบมีโครงสร้าง
ใช้ QR code แบบฟอร์มสาธารณะ หรือ ลิงก์รับเรื่องแบบมีคำแนะนำ เพื่อเก็บข้อมูลติดต่อ รายละเอียดปัญหา รูปภาพ และการยินยอมตั้งแต่จุดแรก
เก็บครั้งเดียวครบ
workflow อนุมัติคำขอ
แยกคำขอที่เข้ามาออกจากงานที่ได้รับอนุมัติแล้ว ตรวจสอบ จัดลำดับ และเปลี่ยนเฉพาะรายการที่เหมาะสมเป็นใบสั่งงานจริง
คัดกรองอย่างมีระบบ
อัปเดต milestone และติดตาม SLA
ติดตามเป้าหมายการตอบสนองและปิดงาน พร้อมส่งอีเมลอัปเดตตาม milestone เมื่อสถานะเปลี่ยนจากรับเรื่อง เป็นมอบหมาย ดำเนินงาน QA และเสร็จสิ้น และสามารถเพิ่ม public tracking ได้เมื่อเปิดใช้งาน
ไม่ต้องเดาสถานะ
SOP และเช็กลิสต์ QA
สร้างขั้นตอนซ่อม แบบตรวจสอบ หรือเช็กลิสต์ปิดงานตามรุ่นอุปกรณ์ เพื่อให้ช่างทำตามมาตรฐานและให้ผู้จัดการเห็นหลักฐานคุณภาพ
มาตรฐานเดียวกันทุกงาน
มุมมองทีมและคิวงานแบบเรียลไทม์
ใช้แดชบอร์ดและ Deckboard widget เพื่อติดตามงานค้าง bottleneck ภาระงาน และรายการที่รออะไหล่ QA หรือการยืนยันจากลูกค้า
ผู้จัดการเห็นภาพชัด
ประวัติการปิดงานและ audit trail
ทุกการเปลี่ยนสถานะ บันทึก รูปภาพ และการทำเช็กลิสต์จะถูกเก็บไว้ ทำให้พิสูจน์ได้ว่างานเกิดอะไรขึ้นจริง
สร้างความเชื่อมั่นด้วยหลักฐาน
พร้อมทำให้ทุกคำขอโปร่งใสมากขึ้นหรือยัง?
ให้ผู้แจ้งรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น ให้ทีมทำงานตามแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด และทำให้คุณภาพบริการมองเห็นได้ตั้งแต่ต้นจนจบ
ทดลองใช้ฟรี 30 วัน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต เหมาะกับทีม FM และ workflow งานบริการที่ใกล้เคียงกัน