維護 KPI 實務指南：設施管理者必備績效指標

每一位設施管理者都深知這份壓力。高層主管要求證明維護部門正在創造價值。營運總監需要證據，確認您的團隊在預防故障，而非只是在被動應對。財務長則質疑維護成本為何持續攀升。

答案在於選對維護 KPI。然而面對數十種指標可供選擇，您該如何辨別哪些真正重要？應該以什麼基準為目標？更關鍵的是，如何將原始數據轉化為可執行的洞察，以提升可靠度、降低成本，並展現團隊的實質貢獻？

本指南將幫您撥開迷霧。我們將深入檢視世界級設施實際追蹤的維護 KPI，提供您可以對標的產業基準，並說明如何建立一套能推動真正營運改善的指標體系。無論您剛開始建立正式的維護指標，還是希望優化現有計劃，都能在本文中找到實用的框架和真實的目標數據，作為決策參考。

為什麼多數維護指標計劃會失敗

在探討具體的 KPI 之前，我們需要先釐清為什麼這麼多指標推行計劃無法產生價值。根據與數百位設施管理者合作的經驗，我們歸納出三個最常見的陷阱。

數據超載陷阱

許多團隊什麼都追蹤，卻什麼都沒有真正衡量。他們蒐集 20 到 30 種不同的指標，製作冗長的月報，卻仍然無法回答最基本的問題，例如設備可靠度是否在改善，或者預防性維護是否真的在防止故障。

國際設施管理協會（IFMA）的研究顯示，高績效設施通常只專注於三到五個關鍵 KPI，而非試圖追蹤數十項指標。這些聚焦的計劃能產生更具可執行性的洞察，因為團隊有時間實際分析趨勢並採取改善行動。

衡量活動量而非成果

第二個陷阱是追蹤衡量工作「活動量」而非「業務成果」的指標。完成工單數量能告訴您團隊很忙碌，卻無法告訴您設備是否更可靠、成本是否受到控制，或者維護是否在支撐營運目標。

世界級維護組織衡量的是成果。他們追蹤設備是否持續運轉、維護是否預防了故障，以及支出是否產生了價值。活動量指標有其存在意義，但應該是支持成果指標，而非取代它們。

缺乏標竿比較的脈絡

第三個常見的失敗原因是追蹤指標卻缺乏比較基準。知道您的平均修復時間為 4.2 小時本身毫無意義，除非您了解在您的產業和資產類型中，這個數字是好、是差，還是中等水準。

IFMA 北美營運與維護標竿報告涵蓋近 40,000 棟建築，總面積達 22 億總樓地板面積平方英尺，為解讀設施績效提供了關鍵的比較依據。缺少這些比較數據，您無法判斷改善行動是否帶來了實質進展。

核心維護 KPI 框架

有效的維護績效衡量需要一個均衡的框架，涵蓋設備可靠度、維護效率、成本管理和合規性。讓我們逐一檢視每個類別及其驅動成效的具體 KPI。

設備可靠度指標

設備可靠度指標回答的是最根本的問題：我們的設備是否維持正常運轉？這些是成果導向的指標，直接影響生產產出、使用者滿意度和緊急應變的頻率。

平均故障間隔時間（MTBF）

MTBF 衡量的是設備在兩次故障之間的平均運轉時間。MTBF 值越高，表示設備越可靠、維護策略越有效。

計算方式為：將總運轉時間除以該期間的故障次數。例如，一台冰水主機運轉 8,000 小時並發生四次故障，其 MTBF 為 2,000 小時。

根據 MTBF 和 MTTR 指標的產業研究，許多產業根據設備類型和重要程度，以 500 至 2,000 小時的 MTBF 為目標。資料中心冷卻設備或醫院電力基礎設施等關鍵系統通常要求更高的 MTBF 值，往往超過 5,000 小時。

MTBF 最初源自航空業，因為在該領域，系統故障會造成嚴重的安全和經濟後果。此後，這項指標已成為製造業、醫療保健、商業地產和其他設備可靠度直接影響營運的產業的標準衡量方式。

關鍵實施要點：

• 分別追蹤關鍵設備與非關鍵設備的 MTBF
• 按設備類型細分，找出可靠度的規律
• 觀察長期趨勢，而非只看單一數據點
• 利用 MTBF 評估預防性維護的成效

平均修復時間（MTTR）

MTTR 衡量的是診斷並修復資產、使其恢復運作所需的平均時間。MTTR 越低，代表故障恢復越快，對營運的影響越小。

計算方式為：將總修復時間除以維修次數。如果您的團隊完成了 20 次維修，共花費 84 小時，則 MTTR 為 4.2 小時。

世界級組織在關鍵設備上通常能達到 99% 以上的可用率，這需要維持非常高的 MTBF 與 MTTR 比率。設備恢復速度越快，每次故障對營運的衝擊就越小。

MTTR 由幾個組成部分構成：

• 偵測時間：多快發現故障
• 診斷時間：花多少時間找出根本原因
• 備件取得：取得所需零件的時間
• 維修執行：實際動手修復的時間
• 測試驗證：恢復運作前的確認驗證

分析這些組成部分有助於找出瓶頸。如果備件取得時間持續拖延維修進度，改善庫存管理比單純催促技術人員加速更有價值。

目標基準：

• 非關鍵設備：4-8 小時
• 一般設備：2-4 小時
• 關鍵設備：2 小時以內
• 緊急系統：1 小時以內

整體設備效能（OEE）

OEE 透過衡量計劃生產時間中真正具生產力的比例，提供全面的設備生產力視角。根據維護 KPI 研究，OEE 達到 85% 以上被視為世界級水準，但多數製造設施的目標約在 60%。

OEE 結合三個因素：

1. 可用率：排定時間內設備實際運轉的百分比
2. 績效率：設備運轉速度相較於理想週期時間的比率
3. 品質率：產出符合品質標準的百分比

公式為：OEE = 可用率 × 績效率 × 品質率。

舉例來說，如果設備在排定時間內可用率為 90%，以理想速度的 95% 運轉，且產出 98% 合格品，則 OEE = 90% × 95% × 98% = 83.79%。

雖然 OEE 源自製造業，但其基本原理同樣適用於設施管理。醫院影像中心可衡量 MRI 設備的可用率、病患掃描的績效產出量，以及診斷程序的品質成功率。商業建築可衡量空調系統的可用率、相對設計規格的績效效率，以及符合租戶舒適度要求的品質合規率。

OEE 績效等級：

• 世界級：85% 以上
• 優良績效：70-85%
• 一般績效：60-70%
• 有待改善：60% 以下

對於正在建立 CMMS 數據分析計劃的設施管理者而言，OEE 提供了一個將維護績效與業務成果連結的單一指標。當維護改善時，OEE 上升，而這項改善直接轉化為營運產能。

維護效率指標

可靠度指標衡量的是成果，而效率指標幫助您了解維護計劃是否有效運作。這些指標能找出改善流程、減少浪費和優化資源配置的機會。

預防性維護合規率

PM 合規率衡量的是排定的預防性維護任務按時完成的百分比。這項指標直接預測未來的可靠度。根據預防性維護合規率研究，世界級 PM 合規率為 90% 以上。

計算方式為：將已完成的 PM 工單數量除以排定的 PM 工單數量，再乘以 100。若您上個月排定了 250 項 PM 任務並完成了 225 項，則 PM 合規率為 90%。

「10% 規則」是業界衡量 PM 是否在容許範圍內完成的標準。如果您每 30 天排定一次 PM，該任務必須在正負 10% 的間隔內執行（即 27 至 33 天），才算合規。

PM 合規率為何重要：

維持高 PM 合規率的設施較少發生意外故障。Fiix Software 的研究顯示，業界目標是 80% 預防性工作和 20% 被動性工作。當 PM 合規率下降時，團隊會花更多時間在危機模式中處理緊急維修。

高 PM 合規率也表示排程系統運作良好、技術人員有足夠的時間和資源，且維護策略與營運實況相符。低合規率則暗示存在系統性問題，例如人力不足、排程不當、備品庫存不足，或 PM 頻率設定不切實際。

PM 合規率基準：

• 世界級：90% 以上
• 優良績效：85-90%
• 尚可：75-85%
• 有待改善：75% 以下

如需實務導入指引，請參閱我們的預防性維護檢查清單指南，確保您的 PM 任務適當且可達成。

計劃性維護百分比（PMP）

PMP 衡量的是總維護工時中用於計劃性工作（而非被動救火）的比例。根據維護 KPI 基準，世界級設施的 PMP 達到 85% 以上，許多啟動改善計劃的機構則以 60/40 的計劃性與被動性比率為初始目標。

計算方式為：將計劃性維護工時除以總維護工時，再乘以 100。如果您的團隊上個月記錄了 640 小時計劃性工時和 160 小時被動性工時（合計 800 小時），則 PMP 為 80%。

計劃性與被動性工作之間的差異深刻影響成本和結果。計劃性維護通常比被動性維護節省 20-30% 的成本，因為技術人員有適當的零件、工具和充裕的時間來高效完成工作。被動性維護通常在緊急狀況下進行，需要加班、急件採購零件，以及倉促的作業方式，可能無法解決根本原因。

PMP 績效等級：

• 世界級：85% 以上
• 優良績效：75-85%
• 發展中：60-75%
• 被動模式：60% 以下

提升 PMP 需要系統性的改變，您不能只是宣布要增加計劃性工作。成功需要可靠的設備數據、設計良好的 PM 排程、充足的人力和備件庫存，以及管理層承諾保護計劃性工作時間不被被動性中斷打亂。

排程合規率

排程合規率衡量的是計劃性工作按排程完成的百分比。這項指標反映規劃品質、資源充足程度和整體維護計劃的成熟度。

業界基準顯示設施應達到 90% 以上的排程合規率，首次修復率高於 80% 則表示資源配置效率良好。

排程合規率偏低通常顯示以下問題之一：

• 計劃性工作的時間預估不準確
• 人力不足以應付計劃工作量
• 備件供應不穩定，影響排定任務
• 緊急工作不斷打斷計劃排程
• 關於所需任務的規劃資訊不充分

與 PM 合規率衡量特定預防性任務是否按排程執行不同，排程合規率衡量的是所有類型的計劃性工作是否按排程完成。兩項指標都很重要，但它們衡量的是維護計劃成效的不同面向。

成本管理指標

成本指標幫助設施管理者展示價值、為預算爭取支持，並在不犧牲可靠度的前提下找出提升維護效率的機會。

每平方英尺維護成本

對於商業建築而言，每平方英尺維護成本提供了一個直觀的基準，用於比較不同設施和評估支出效率。

根據 IFMA 標竿數據，商業建築的維護成本因建築類型和服務水準而有顯著差異：

地區差異也會影響成本。商業建築維護成本研究顯示，歐洲設施通常每平方英尺 1.70 至 2.50 美元，而亞洲設施因不同的人力成本和服務期望，平均為每平方英尺 1.00 至 1.40 美元。

評估您的每平方英尺成本時：

• 與同類型建築和相同地區進行比較
• 追蹤長期趨勢，找出成本攀升的跡象
• 透過檢視工單紀錄來調查異常狀況
• 考量建築年齡、使用強度和租戶期望

成本低不一定代表績效好。嚴重經費不足的維護計劃初期會呈現低的每平方英尺成本，但最終將面臨因延遲維護而產生的龐大資本支出。

維護成本佔重置資產價值（RAV）的百分比

對於擁有多樣化資產組合的設施，每平方英尺維護成本可能無法呈現全貌。維護成本佔重置資產價值的百分比提供了另一個基準。

根據 UpKeep 關於設施維護預算編列的研究，多數產業的一般 RAV 百分比為 2-5%，意即年度維護支出不應超過設施總重置價值的 2-5%。

這項基準有助於找出消耗過多維護資源的資產。年度維護成本超過重置價值 6% 的設備，可能值得考慮汰換而非持續維修。

計算 RAV 的方式：先確定更換所有設施資產的當前成本，再將年度維護支出除以該重置價值。如果您的設施重置價值為 1,000 萬美元，每年維護支出為 30 萬美元，則 RAV 為 3%。

RAV 基準：

• 最佳範圍：2-5%
• 可接受：5-6%
• 考慮汰換：6% 以上
• 個別資產門檻：可能低至 2%

如需將 RAV 納入設施規劃的詳細指引，請參閱我們的維護預算規劃指南。

緊急維護與預防性維護成本比

緊急維護支出與預防性維護支出的比率，能揭示計劃的成熟度並找出成本優化的機會。

緊急維護通常比同樣的維修以計劃性方式執行時高出 3 至 5 倍。加班費、急件運費、停機損失和外包溢價都會推高緊急維修的成本。

請將緊急工作的總支出與預防性及計劃性矯正維護分開追蹤。計算方式為：緊急支出除以預防性支出。

成本比基準：

• 世界級：1:4 或更低（緊急比預防）
• 優良績效：1:3 至 1:4
• 發展中：1:2 至 1:3
• 被動模式：1:1 或更高

改善這個比率需要優秀的 PM 計劃執行和有效的狀態監測。當您能在故障發生前識別潛在問題，就能將昂貴的緊急維修轉化為符合成本效益的計劃性工作。

合規與安全指標

對許多設施而言，遵守法規要求和維護安全工作環境是不可妥協的優先事項。這些指標能證明維護計劃正在保護使用者、工作人員和組織聲譽。

法規合規率

法規合規率衡量的是按時完成且通過檢查的合規相關檢驗、認證和文件要求的百分比。

計算方式為：已完成的合規任務數量除以總需求合規任務數量。如果您上一季有 85 項需要完成的合規活動，並成功完成了 82 項，則合規率為 96.5%。

不同設施面臨不同的法規架構。醫療設施必須遵守 Joint Commission 標準和 CMS 要求。教育機構面臨消防安全、無障礙設施和環境法規。製造設施則需遵循 OSHA、EPA 和特定產業標準。

請依不同法規領域分別追蹤合規率：

• 生命安全（消防、緊急逃生、危險物品）
• 無障礙設施（ADA 或當地等同法規）
• 環境（空氣品質、水處理、廢棄物）
• 設備認證（電梯、鍋爐、壓力容器）
• 特定產業（醫療、餐飲服務、實驗室）

未通過檢查的後果不僅是罰單和罰款。它們會損害組織聲譽、增加法律責任風險，並侵蝕利害關係人的信任。對許多設施管理者而言，維持近乎完美的合規率是一項基本職責。

合規率目標：

• 基本要求：100%
• 有改善計劃下可接受：95-100%
• 不可接受：95% 以下

現代 CMMS 平台透過排程檢驗、路由審批、儲存文件和產生稽核報表來自動化合規追蹤。這些自動化功能減輕了行政負擔，同時提升合規的可靠性。

安全事故率

安全事故率衡量的是每總工時的工傷和虛驚事件數量。雖然這主要是安全指標，卻也反映了維護計劃的品質，因為維護不當的設備會導致事故。

計算方式使用 OSHA 公式：（事故數量 × 200,000）÷ 總工時。200,000 這個常數代表 100 名全職員工每週工作 40 小時、持續 50 週。

舉例來說，如果您的設施在 150,000 總工時中發生了 3 起可記錄事故，則事故率為（3 × 200,000）÷ 150,000 = 4.0。

安全事故率參考：

• 美國勞工統計局按產業報告平均事故率
• 製造業：約每 200,000 工時 3.5 起事故
• 醫療保健：約每 200,000 工時 5.0 起事故
• 教育：約每 200,000 工時 3.0 起事故
• 設施管理：約每 200,000 工時 2.5 起事故

除了法規報告外，安全指標應驅動主動的危害辨識。追蹤領先指標，例如提交的安全觀察報告、已完成的改善措施和虛驚事件通報數量。這些領先指標有助於在事故發生前加以預防。

對於正在實施上鎖/掛牌程序的維護團隊，請參閱我們的維護安全 LOTO 指南，取得降低事故風險的完整程序。

實施您的 KPI 計劃：逐步方法

了解哪些 KPI 重要只是第一步。成功的實施需要審慎的規劃、利害關係人的認同、數據品質管理和持續改善的紀律。

步驟一：定義您的優先順序

首先確定對您的組織而言最重要的事項。不同設施有不同的優先事項：

醫院可能將設備可用率和法規合規置於最優先。病患照護無法容忍設備停機，合規失敗會造成嚴重的法律責任。

製造設施可能強調 OEE 和成本管理。生產產出直接決定獲利能力，維護成本顯著影響利潤率。

商業辦公大樓可能聚焦於租戶滿意度、每平方英尺成本和能源效率。租戶留存率驅動營收，營運成本影響物業價值。

與關鍵利害關係人會面，了解他們的優先事項。高層主管最常問什麼問題？什麼問題讓營運經理夜不成眠？租戶或使用者最常提出什麼疑慮？

從這些對話中，選出三到五個與組織優先事項一致的主要 KPI。您可以追蹤其他指標，但這些主要 KPI 應獲得最多關注並驅動決策。

步驟二：建立基準量測

在啟動改善計劃之前，建立準確的基準量測。沒有起始點，您就無法衡量進展。

對於每個選定的 KPI，盡可能收集至少三個月的歷史數據。這個時間範圍能消弭異常值並建立可靠的基準。

明確記錄您的計算方法。您如何判定一張工單是計劃性還是被動性？MTTR 的計時何時開始、何時結束？維護支出計算中包含了哪些成本？

一致的定義能避免混淆，並確保長期比較的有效性。當定義改變時，清楚標註變更日期，以便趨勢分析能將方法論的變化納入考量。

將您的基準與 IFMA、SMRP 或產業協會等來源的業界標竿進行比較。這項比較能幫助您判斷需要的是漸進式改善還是根本性的計劃轉型。

步驟三：設定合理的改善目標

建立基準後，設定具體的改善目標。目標應該有足夠的企圖心來推動改變，但也要夠務實以維持可信度。

如果您的 PM 合規率目前為 65%，設定一季內達到 95% 的目標很可能不切實際。更合適的目標可能是六個月內達到 75%，年底達到 85%，以 90% 作為長期目標。

設定目標時要考量資源限制。將 PMP 從 55% 提升到 80% 可能需要增聘技術人員、擴充備件庫存或升級 CMMS 功能。請確保改善計劃包含必要的資源承諾。

將年度目標拆分為季度里程碑。這能建立定期的檢核點，用來評估進度並在計劃未達預期時調整策略。

以書面記錄目標，並清楚傳達給所有利害關係人。維護技術人員應該理解哪些指標重要，以及他們的工作如何對達標做出貢獻。管理層應承諾為改善計劃提供資源和支持。

步驟四：投資於數據品質

KPI 計劃的成敗取決於數據品質。不完整的工單紀錄、不一致的分類和缺失的時間戳記會破壞每一項分析，並侵蝕利害關係人的信任。

建立明確的數據輸入標準：

• 每種工單類型的必填欄位
• 設備、故障類型和工作類別的標準代碼
• 開始、停止和完成的時間戳記要求
• 零件使用和成本追蹤協議

向技術人員說明數據品質為何重要。當他們理解準確的工時記錄有助於做出更好的人力配置決策，或者詳細的故障描述能防止問題再次發生，他們就會更用心地做好記錄。

在您的 CMMS 平台中實施數據品質檢查。標記不完整的紀錄、找出需要驗證的異常值，並為主管產生數據品質記分卡供團隊檢討。

考慮指派一位數據品質負責人，負責監控指標、調查異常狀況和維護記錄標準。這個角色不需要全職，但需要明確的問責制度。

對於正在建立全面性分析能力的組織，我們的 CMMS 數據品質治理指南提供了大規模維護數據完整性的詳細框架。

步驟五：建立有效的報表節奏

原始數據透過定期報表才能轉化為可執行的資訊，重點在於凸顯趨勢、表揚成果和指出需要關注的問題。

為不同受眾建立多層次的報表節奏：

每日或每班報表：

• 緊急工作摘要
• 關鍵設備狀態
• 安全事件
• 重大工作完成情況

每週營運檢討：

• PM 合規率
• 排程合規率
• 未結緊急工單
• 影響工作的備件缺料情況

每月管理儀表板：

• 所有主要 KPI 及趨勢線
• 與目標和基準的對比
• 依系統或區域的成本分析
• 改善計劃進度

每季高階主管摘要：

• 含脈絡說明的高階 KPI 摘要
• 成本趨勢和預算差異
• 重大成果和挑戰
• 策略建議

像 Infodeck 這樣的現代 CMMS 平台透過可設定的儀表板自動化大部分報表工作，提供即時更新。設施管理者不再需要花數小時彙整試算表，而是能專注於策展洞察和進行分析解讀。

如需建立能展示維護價值之高階主管報表的指引，請參閱我們的設施團隊 SLA 管理文章。

善用科技進行 KPI 管理

使用試算表手動追蹤 KPI 適用於資產有限的小型設施，但隨著複雜度增加，科技成為永續指標計劃不可或缺的支撐。

CMMS 在指標蒐集中的角色

現代 CMMS 透過自動蒐集驅動每項指標的數據，成為有效 KPI 追蹤的基石。

當技術人員使用 CMMS 行動 App 打卡進出工單時，系統自動計算總維護工時、修復時間和人力成本。當他們記錄故障時，系統追蹤 MTBF。當他們完成排定的 PM 時，系統衡量合規率。

這種自動蒐集消除了手動輸入的錯誤，並確保跨團隊的一致性。更重要的是，它將設施管理者從數據彙整工作中解放出來，讓他們能專注於分析和決策。

Infodeck 的工單管理系統即時追蹤所有工作活動，根據可設定的規則自動將工作分類為預防性、矯正性或緊急性。這種分類在工作流經系統時自動完成，確保 PMP 和成本比率計算的準確性，無需人工介入。

驅動行動的分析儀表板

數據蒐集是必要條件但不充分。真正的價值在於分析平台將原始數據轉化為視覺化儀表板，揭示規律並驅動決策。

有效的 KPI 儀表板提供：

一目了然的狀態： 視覺化指示器顯示每個 KPI 是否達標、需要關注，或處於警戒狀態。色彩標示和狀態圖示能快速評估，無需深入分析。

趨勢視覺化： 折線圖顯示長期績效趨勢。趨勢能揭示改善計劃是否奏效，並對正在浮現的問題提供早期預警。

向下鑽取功能： 能夠點擊摘要指標並調查背後的細節。如果 PM 合規率下降，管理者能立即看到是哪些設備或技術人員群組遇到困難。

比較脈絡： 基準和目標與實際績效並排顯示。脈絡有助於判斷結果是代表成功還是改善機會。

行動裝置存取： 智慧型手機和平板電腦上的儀表板，讓現場主管能即時檢視績效，在工地做出有依據的決策。

Infodeck 的分析與報表平台提供基於業界最佳實務的預設 KPI 儀表板，同時也提供完全客製化以滿足組織特定的指標需求。如需了解如何導入全面性分析，請參閱我們的 CMMS 數據分析指南。

預測分析與 AI 驅動的洞察

領先的設施正從描述「發生了什麼」的描述性指標，邁向預測「將會發生什麼」的預測分析，以及建議最佳應對方式的處方性建議。

預測性維護演算法分析設備感測器數據、維護歷史和環境因素，在故障發生前辨識故障模式。當系統預測軸承將在兩週內故障時，您可以排定計劃性維護，而非經歷一次緊急停機。

這項能力將 KPI 從歷史報告工具轉變為前瞻性的決策支援。您不再只是衡量修復上一次故障花了多長時間，而是衡量預防了多少次預測到的故障。

根據維護 KPI 研究，預測性維護採用率高的企業（通常監測超過 60% 的資產）可實現 15-25% 的維護成本削減。

常見的 KPI 導入挑戰與解決方案

即使是規劃完善的 KPI 計劃也會遇到阻礙。了解常見挑戰和經過驗證的解決方案，能幫助您預判問題並維持推動力。

挑戰一：技術人員對記錄工作的抗拒

維護技術人員入行是為了修東西，不是為了在系統中做記錄。當新的數據輸入要求讓人覺得負擔沉重時，抗拒就會出現。

解決方案：

透過行動 App 簡化數據擷取，減少打字。設備和零件的條碼掃描、語音轉文字筆記功能、照片記錄都能降低數據輸入的負擔。

解釋數據要求背後的「為什麼」。當技術人員理解準確的工時記錄能帶來更好的人力配置決策，進而減輕他們的工作負擔時，他們就會更積極投入。

表揚數據品質的優異表現。公開表揚記錄優秀的團隊，並分享良好數據如何帶來更好決策的實例。

將數據輸入納入工作績效標準。如果記錄是可做可不做的，就不會有持續一致的執行。

挑戰二：數據品質問題動搖信心

沒有什麼比管理層對數字失去信心更能扼殺 KPI 計劃。當報表顯示 PM 合規率 95%，但每個人都知道大量 PM 任務逾期未完成時，可信度就崩潰了。

解決方案：

實施自動化驗證規則，防止無效數據輸入。如果一項通常只需 2 小時的任務 MTTR 顯示為 200 小時，就應標記為待確認。

安排定期數據稽核，將系統紀錄與實際狀況進行比對。隨機抽樣工單，驗證記錄的資訊是否與實際執行情況相符。

在主管層級建立數據品質的問責制度。將數據準確性納入維護主管的績效評核。

對數據的局限性保持透明。如果某些計算仰賴不完整的歷史數據，承認這個限制並說明數據品質將如何隨時間改善。

挑戰三：過度聚焦短期指標損害長期績效

對某些 KPI 的過度追求可能產生扭曲的激勵機制，損害整體績效。當技術人員知道他們只被以工單完成速度來評估時，他們可能會倉促作業、忽略根本原因，造成故障反覆發生。

解決方案：

用品質指標來平衡效率指標。在追蹤 MTTR 的同時追蹤首次修復率，確保速度不會犧牲徹底性。

除了短期活動指標外，也衡量 MTBF 等長期成果。如果 MTTR 改善但 MTBF 惡化，代表您優化了錯誤的方向。

定期檢視非預期的後果。當您實施新的 KPI 目標時，留意那些「做表面文章」卻未真正改善績效的行為。

強調指標是改善的工具，而非懲罰的武器。當團隊擔心指標會被用來對付他們時，他們會想辦法操弄數據，而非利用數據進行真正的改善。

將指標轉化為行動：案例研究

在概念上理解 KPI 和實際應用它們來推動真正的改善是兩回事。讓我們看看設施如何使用特定指標來發現問題並實施解決方案。

案例研究：透過改善零件管理降低 MTTR

一家中型製造設施追蹤到 MTTR 為 6.2 小時，遠高於 4 小時的目標。管理層最初認為技術人員需要更好的培訓或更多人手。

對 MTTR 各組成部分的詳細分析顯示，實際動手修復時間平均只有 2.1 小時。剩餘的 4.1 小時由等待零件（2.8 小時）、移動時間（0.7 小時）和診斷時間（0.6 小時）組成。

設施管理者實施了針對性的改善計劃：

• 根據故障歷史分析擴充關鍵備件庫存
• 與供應商建立 4 小時緊急交貨關係
• 在設施的策略性位置預先放置常用零件
• 為負責特定區域的技術人員配備行動零件包

六個月內，MTTR 降至 3.8 小時，動手修復時間沒有變化。設施透過解決真正的瓶頸而非催促技術人員加速，達成了目標。

這個案例說明了為何深入分析 KPI 的各組成部分能揭示彙總數字所掩蓋的解決方案。如需備件管理的實務指引，請參閱我們的維護庫存備件管理指南。

案例研究：透過排程優化提升 PM 合規率

一個大型商業辦公物業組合的 PM 合規率始終徘徊在 72% 左右，儘管人力配置充足。設施總監認為是技術人員沒有優先處理預防性工作。

詳細分析顯示真正的問題在於排程設計。組織從前一個 CMMS 系統沿用了 PM 排程，卻從未質疑頻率設定的合理性。許多按月排定的 PM 實際上只需要每季執行一次，而某些頻繁故障的關鍵資產需要每週檢查卻被排為每月一次。

團隊進行了全面的 PM 排程稽核：

• 檢視每項資產的製造商建議
• 訪談技術人員了解實際所需時間
• 剔除沒有附加價值的不必要任務
• 增加頻繁故障之關鍵資產的檢查頻率
• 調整任務時間以配合實際的季節性需求

修訂後的排程減少了 18% 的 PM 總工作量，同時實際增加了關鍵系統的檢查頻率。在相同人力配置下，PM 合規率在三個月內提升到 91%。

這個案例表明，低合規率可能反映的是設計不良的計劃，而非執行不力。在增加資源之前，先優化您要求團隊完成的工作內容。

案例研究：透過改善 PMP 優化維護成本

一個醫療體系追蹤到維護成本佔 RAV 的 4.8%，接近可接受上限。財務長質疑維護是否為這筆投資帶來了足夠的價值。

分析顯示 PMP 僅為 58%，表示組織在昂貴的被動性工作上花費過多。維護總監提出了一個看似矛盾的策略：短期內增加支出，以降低長期成本。

改善計劃包括：

• 增聘兩名 PM 技術人員以提升預防性維護產能
• 擴充備件庫存以減少緊急採購
• 為關鍵設備導入狀態監測
• 升級至具有更好 PM 排程功能的現代 CMMS

由於前期投資，第一年成本上升至 RAV 的 5.3%。到第二年，PMP 已改善至 79%，緊急工作大幅減少，維護成本比率降至 3.9%。

三年期總計顯示與繼續被動方式相比，淨節省了 120 萬美元，同時設備可靠度也顯著提升。

這個案例說明成本指標需要脈絡背景。有時您必須進行策略性投資，才能實現永續的成本削減。我們的 CMMS ROI 計算指南提供了評估這類投資決策的框架。

建立持續改善的文化

永續的 KPI 計劃不僅是追蹤數字，更是建立一種以指標驅動真正學習和改善的組織文化。

讓指標透明且易於取得

當 KPI 只存在於管理報告中，就無法驅動第一線的行為改變。讓績效在整個組織中可見。

在維護車間、休息室和高人流區域展示當前的 KPI 狀態。大型儀表板螢幕顯示 PM 合規率、無事故安全天數和成本趨勢，讓指標時刻保持在所有人的視線中。

定期召開團隊站會，由主管檢討近期績效、表揚成果並討論挑戰。這些簡短的每日或每週會議將個人工作與組織指標連結起來。

為各層級提供相關指標的存取權限。技術人員應該能查看自己的績效數據。主管需要團隊層級的儀表板。高階主管需要設施層級和組合層級的摘要。

透明度建立問責制和參與感。當每個人都能看到績效時，團隊會主動承擔結果的責任，而非認為指標只是管理層的事。

表揚成果，從挫折中學習

人的本性對認可的反應比對批評更正面。當團隊達到 KPI 目標時，公開慶祝。

表彰對改善做出貢獻的個人和團隊。如果 PM 合規率從 75% 提升到 88%，找出推動這項變化的技術人員和主管，肯定他們的努力。

分享將指標與實際成果連結的成功故事。當改善的 MTBF 避免了一次生產停機，或更快的 MTTR 避免了租戶長時間的不便時，講述這些故事。它們能將抽象的數字轉化為有意義的成就。

當指標未達目標時，將其視為學習機會而非失敗。召集團隊了解根本原因，協力制定改善措施。問題解決的過程能建立能力和承諾。

避免將指標當作懲罰工具。一旦團隊擔心指標會被用來對付他們，數據品質就會下降，防禦性行為就會出現。指標應該是照亮改善機會的明燈，而非威脅工作保障的利器。

將 KPI 與專業發展連結

幫助維護專業人員理解提升技能如何改善指標並推進職涯。

掌握診斷技術的技術人員能更快找出根本原因，從而降低 MTTR。完成狀態監測認證的電機技師能更早發現問題，幫助設施改善 MTBF。

建立將個人技能培養與組織 KPI 優先事項對齊的發展計劃。當 PM 合規率是重點時，投資於高效預防性維護執行的培訓。當能源成本是關注焦點時，培養空調系統優化的專業能力。

展示基於實際績效表現的職涯晉升路徑。持續維持優秀數據品質、首次修復率高於目標、按排程完成指派工作的技術人員，將成為資深或領班技術人員的候選人。

這種將指標、技能發展和職涯晉升連結起來的方式，能將 KPI 計劃從管理層的指令轉變為對每個人都有益的機會。

維護指標的未來

隨著設施變得更智慧化，維護技術持續進步，維護指標的本質正在快速演進。

即時指標與即時回應

歷史報告正讓位於即時監控。設施管理者不再等到月報才看到上個月的 MTBF，而是在 MTBF 趨勢下降時即時收到警報，能夠立即展開調查。

嵌入設備中的 IoT 感測器持續監測運轉狀況。當振動、溫度或其他參數超出正常範圍時，系統自動產生工單並在故障發生前通知技術人員。

從定期報告轉向持續監控，從根本上改變了設施管理者使用 KPI 的方式。指標成為驅動主動干預的早期預警系統，而非報告已發生事件的歷史記分卡。

處方性分析與自動化決策支援

超越預測故障的發生，新一代系統能根據成本、風險、營運影響和資源可用性的全面分析，建議最佳應對方案。

當預測的故障可能在未來兩週內發生時，應該立即維修、安排在下週末停機時處理，還是等到下個月的 PM？系統評估所有因素並建議最佳時機。

這種處方性能力以數據驅動的洞察強化人的判斷力，讓維護管理者能更快做出更好的決策。

與財務和營運系統的整合

維護指標日益與更廣泛的組織系統整合。能源管理平台將維護指標與公用事業數據結合，以優化系統效率。財務系統將維護成本與資產價值和折舊計劃連結。

這種整合實現了更精密的分析。當您能將維護支出與租戶滿意度評分進行關聯分析，或按物業比較維護成本與租金收入時，您就是在用管理層能理解的商業語言展示價值。

標竿網絡與協作學習

組織正從與已發布的產業基準進行比較，邁向參與同業網絡，以實現更細緻和即時的比較。

具有相似特徵的設施共享匿名的指標數據，讓每個參與者能看到自己在各項 KPI 上的排名，並找到績效更優異的同業組織。這些網絡透過連結面臨相似挑戰的設施來加速學習。

開始建立您的 KPI 計劃

如果您正從零開始建立維護 KPI 計劃，或希望強化現有的推行方案，請依照以下實務路線圖。

第一個月：打好基礎

• 確定三到五個與組織優先事項一致的主要 KPI
• 記錄每個 KPI 的確切計算方法
• 從歷史數據建立基準量測
• 將基準與產業標竿進行比較
• 取得管理層的承諾和資源支持

第二個月：確保數據品質

• 稽核當前的數據蒐集流程並找出缺口
• 建立數據輸入標準和必填欄位
• 對維護團隊進行數據要求和重要性的培訓
• 在 CMMS 中實施數據驗證規則
• 開始在所有選定的 KPI 上蒐集一致的數據

第三個月：報表與分析

• 為不同受眾設計儀表板版面
• 建立報表節奏（每日、每週、每月、每季）
• 使用一致的方法論計算首次正式 KPI 結果
• 向利害關係人報告結果，附上脈絡說明和解讀
• 找出數據揭示的兩到三個改善機會

第四到六個月：初步改善

• 啟動針對已辨識機會的改善計劃
• 追蹤 KPI 趨勢以衡量改善成效
• 根據進度和學習心得調整目標
• 如果初始指標組運作良好，擴展到其他 KPI
• 表揚成果並分享成功故事

持續進行：不斷演進

• 每季檢視 KPI 選定項目，確保持續的相關性
• 每年與產業標準進行標竿比較
• 投資於技術以自動化蒐集和報表
• 將指標融入績效管理和專業發展
• 隨著能力成熟，從描述性分析邁向預測性分析

結論

維護 KPI 將設施管理從主觀評估轉變為數據驅動的決策。當您追蹤正確的指標、建立合理的基準，並運用數據推動持續改善時，維護就從一個「壞了才修」的成本中心，轉型為優化資產績效並產生可衡量價值的策略性職能。

本指南涵蓋的 KPI 代表業界對「什麼最重要」的共識：透過 MTBF、MTTR 和 OEE 衡量的設備可靠度；透過 PM 合規率、PMP 和排程合規率追蹤的維護效率；透過每平方英尺支出、RAV 百分比和緊急與預防性比率評估的成本管理；以及透過法規合規率和安全事故追蹤評估的合規績效。

成功不需要同時追蹤所有這些指標。從對您組織優先事項最關鍵的三到五個 KPI 開始。建立準確的基準，投資於數據品質，並建立讓績效可見的報表節奏。利用初步結果找出高影響力的改善機會，實施針對性的解決方案，並衡量成果。

隨著計劃成熟，擴展到其他指標，利用技術實現自動化，並從描述性報告朝向預測性分析演進。建立一種以指標驅動學習而非懲罰的文化，團隊主動承擔績效責任，持續改善成為標準實務。

精通維護 KPI 的設施管理者不只是報告數字。他們利用數據在故障發生前預防問題，在不犧牲可靠度的前提下優化維護支出，用商業語言向高階主管展示價值，並建立專注於真正重要成果的高績效團隊。

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Sources:

• Maintenance KPIs: The Most Important Metrics to Track in 2026
• UpKeep CMMS Maintenance KPI Benchmarks
• IFMA Research & Benchmarking Resources
• IFMA North America Operations & Maintenance Benchmarking Report
• MTBF and MTTR: Reduce Failures with Maintenance KPIs
• Brightly: Mastering MTBF, MTTR, and OEE
• 7 Strategies to Boost Preventive Maintenance Compliance Rate
• Fiix: Preventive Maintenance Compliance
• Your Guide to Maintenance KPIs in 2026
• IFMA Survey: Median Cost of Operations $5.59/RSF
• Commercial Building Maintenance Costs: 10 Best Facts 2025
• UpKeep: How Much Should I Budget on Maintenance