表單派發到工單請求
自動派發 表單提交
水管故障 · 三樓洗手間 · 已附照片表單自動化已匹配
工單請求範本：水管故障工單請求已開啟
WR-2026-7891 · 水管團隊 · 已送出追蹤連結常見問題
故障通報軟體如何派發請求？
故障通報軟體會從 QR code、表單、行動入口與聊天機器人收集報告，再把每份報告轉成已派發的工作請求，並讓報修者看得到狀態。
哪些入口可以開始故障通報？
租戶、員工、承包商或訪客可以透過 QR code、網頁表單、行動頁面或已連接的聊天機器人提交故障。
Infodeck 如何派發報告？
表單自動化會讀取提交答案、匹配工單請求模板，並套用預設團隊、優先順序與欄位。
報修者需要帳號嗎？
不需要。報修者可以收到公開追蹤連結，不必登入平台也能查看狀態。
工作完成後會發生什麼？
報修者可以確認或拒絕修復。若拒絕，Infodeck 會重新開啟連結的工單，並把理由留在紀錄上。
前台不再是轉錄服務
自動派發規則取代人工分派。
沒有 Infodeck
- 故障從聊天訊息、電子郵件、電話與紙本便條進來。
- 前台逐一讀取報告，再手動建立工單。
- 前台手動判斷哪個故障類型交給哪個團隊。
- 報告者提交後看不到狀態，只能再打電話詢問。
- 技師標記完成，但沒有人確認修復。
使用 Infodeck
- 聊天機器人 + QR + 網頁 + 行動裝置。 每個通道都進入表單自動化。
- 表單自動化匹配範本。 表單答案決定工單請求範本。範本決定團隊與優先順序。
- 公開追蹤連結。 報修者不用登入也能看狀態。
- 數位確認或附照片拒絕。 當報修者拒絕完成，Infodeck 重新開啟連結的工單、增加重新開啟次數，並通知已指派團隊。
- 每張工單的重新開啟次數與操作紀錄。 查看類別模式與團隊表現。
派發規則如何運作
從表單到團隊的三個步驟。
表單編輯器與工單請求範本負責派發。每個故障類別設定一次即可。
啟用自動化
在任何公開表單上啟用表單自動化。
自動化 已套用到前台報修表單
設定觸發條件
每次回覆都觸發，或只有符合條件的回覆才觸發。
如果 故障類型 屬於 [水管, 空調]
就 派發到範本
將欄位連到工單請求範本
表單答案填入主旨、描述、位置、優先順序與類別。報修者姓名、email、手機也帶入工單請求。
→ 主旨 = "水管漏水"
→ 位置 = "三樓洗手間"
→ 優先順序 = 高
表單編輯器在 /zh/platform/forms/。
需要多步驟規則？請看 /zh/platform/workflows/。
預建範本。人工審核或自動核准。
每個故障類別一個範本。
每個工單請求範本預填主旨、優先順序、位置與負責團隊。開啟自動核准時，請求會略過人工審核並直接建立工單。關閉時，請求會進入設施管理審核隊列。
水管故障
- 預設團隊
- 水管團隊
- 預設優先順序
- 中
- 已設定檢查清單
- 水管檢查清單
略過設施管理審核，直接建立工單。
電力故障
- 預設團隊
- 電力團隊
- 預設優先順序
- 高
- 由誰審核
- 設施管理員
設施管理員先審核。接受或附原因拒絕。
空調故障
- 預設團隊
- 空調團隊
- 預設優先順序
- 高
- 由誰審核
- 設施管理員
設施管理員先審核。接受或附原因拒絕。
已核准的工單請求會直接建立工單。工單生命週期在 /zh/platform/work-orders/。
報修者追蹤與確認機制
報修者知道狀態。紀錄能證明。
公開追蹤連結帶有專屬驗證碼。無需登入，無需下載 app。狀態時間線搭配 email 或 SMS 通知。完成時，報修者可用數位簽名確認，或附原因與最多 3 張照片拒絕。
追蹤狀態
WR-2026-7891水管漏水 · 三樓洗手間
Sara T. 回報 · 2 小時前
已回報
2 小時前
已指派給水管團隊
1 小時 50 分鐘前
進行中 · Mike J. 已到現場
15 分鐘前
已完成 · 等待你的確認
剛剛
簽名確認
點按簽名
選填：最多新增 3 張照片 此頁面已設定為不被搜尋索引。連結僅供報修者使用。
報修者確認故事與使用者回報流程請看 /zh/use-cases/fault-management/。
聊天機器人接收
從公開聊天渠道接收故障回報。
聊天機器人整合支援從通訊應用程式接收公開故障回報。每個聊天機器人會將故障送到與網頁表單相同的表單自動化流程，並處理渠道驗證與回覆路徑。
Acme Facility Bot
透過聊天機器人整合 三樓洗手間漏水
收到。在哪一層、哪個房間？
三樓，靠近電梯的洗手間
謝謝。已建立 WR-2026-7891。可在這裡追蹤：acme.com/track/x9k2
Webhook 會依工單請求與工單生命週期發出。Webhook 詳情請看 /zh/platform/integrations/。
為每個角色建立
一個機制，四個視角。
前台 / 設施管理員
表單自動化處理派發。我只處理例外。
依故障類別設定工單請求範本。例行故障可透過自動核准跳過隊列。
維修技術員
我拿到的工單已經有完整情境。
工單請求依範本預設值轉到工單執行。用手機更新進度，報修者在公開追蹤頁面看到狀態更新。
營運主管
重新開啟次數與各團隊的類別模式，在同一個視圖。
每張工單都有重新開啟次數。拒絕原因被捕捉。每個範本可看類別與團隊分布。
報修者 / 使用者
我回報。我追蹤。我確認。
透過 QR、網頁或聊天機器人回報。提交後收到追蹤連結。以數位簽名確認，或附原因與最多 3 張照片拒絕。
常見問題
故障回報常見問題
報修者如何進入追蹤頁面？
當故障回報建立工單請求時，系統會產生唯一追蹤連結。連結透過 email 或 SMS 發送。報修者可在任何瀏覽器開啟，不需登入或下載 app。
可以自訂故障回報表單嗎？
可以。表單編輯器可建立自訂接收表單。QR 碼開啟公開表單連結，表單自動化會將類別、位置、資產等答案連到相符的工單請求範本。
報修者拒絕已完成工作時會發生什麼？
當報修者拒絕完成，Infodeck 重新開啟連結的工單、增加重新開啟次數，並通知已指派團隊。拒絕會捕捉原因與最多 3 張支援照片。
支援聊天機器人嗎？
支援。聊天機器人整合可從通訊應用程式接收公開故障回報。聊天機器人透過引導式對話收集故障細節，並經由與網頁表單相同的表單自動化流程在 Infodeck 建立工單請求。
故障可以不經設施管理員核准就自動建立工單嗎？
可以。工單請求範本有自動核准開關。啟用後，請求會略過設施管理審核並直接建立工單。
數位簽名如何捕捉？
追蹤頁面包含簽名區，可在桌面與手機使用。報修者畫出簽名、輸入姓名並提交。簽名會以影像形式和核准時間一起儲存。
可以看到重複拒絕與重新開啟模式嗎？
重新開啟次數在每張工單上追蹤，並在報修者拒絕時增加。可將此欄位與團隊、類別、期間資料一起用於報表或匯出。更廣的報表請看 /zh/platform/analytics/。
團隊指派如何運作？
工單請求範本將故障指派給特定團隊。範本決定哪個團隊處理哪個故障類別。表單自動化透過第 3 步的欄位連結，將故障回報連到相符的範本。
相關功能
與整個維修流程一起運作
報修者確認故事與使用者回報流程請看 /zh/use-cases/fault-management/。