01
預約訪客與臨時到訪使用同一個接待流程。
訪客可以透過 QR 邀請到場，也可以在接待處登記。訪問紀錄會把主人、場所、到達時間、政策結果、同意書與身分證件脈絡放在一起。
服務支柱 · 訪客管理
為需要決策的到訪而打造的訪客管理軟體
邀請、同意書與識別證讓正常到訪順暢進行。當一次到訪被拒絕、標記、逾時或非預期時,Infodeck 也會記錄情況,讓接待處一步將其升級為連結工單。
被拒絕或標記的到訪成為有責任歸屬的跟進。
接受的條款、簽名與決策留存於訪問紀錄中。
一份訪問紀錄,從邀請到跟進。
接待處工作區 · London HQ · 12 樓
星期二 · 14:02
即時 政策:London standard
需要關注 2
Marcus K.
已標記 · 複審Pivotal Labs · 護照 · ****4567 · 主人:Priya S.
受限檔案 · 2024-09-12 · 主人未預期 · 政策要求重新核准。
Fatima H.
逾時 · 時長 02:14
預期
下一位 14:30
Sara T. · Mike J. · Ana P.
臨時訪客
模式:接待員協助
Diego R. · Liam O.(請等候)
已建立連結工作 WR-4412
已指派跟進 · 已標記訪客拒絕
標記拒絕 · VIS-0924 · 脈絡已帶入
負責人:David M. 直接回答
訪客管理包含什麼？
Infodeck 從同一個接待流程管理邀請、臨時到訪、主人決策、同意書、訪客紀錄、被標記到訪、逾時與連結跟進工作。
02
主人與政策決定下一步。
接待處可以先看到主人回應、陪同要求、被標記的檔案匹配、逾時狀態與場所規則，再決定放行、暫候或拒絕入場。
03
例外可以成為有負責人的工作。
被拒絕的訪問、被標記的匹配或逾時事件，可以變成連結工作請求，並把訪客脈絡帶到負責人與稽核紀錄中。
01 · 接待處決策
並非每位訪客都是例行的。Infodeck 捕捉那些不是的。
匹配到監控名單。主人說「未預期」。訪客逾時。承包商未經邀請而臨時到訪。接待處在做出決定前看到完整脈絡:檔案標籤、保留期限、政策結果、主人回應、場所規則。 每個決策都流經相同的 核准收件匣 ,與工單及許可證共享。
- 監控名單匹配在完成簽到前浮現。
- 政策時限一過,逾時即被標記。
- 需陪同的識別證等待員工承擔責任才放行。
需要關注 · 已標記匹配
需要複審 Marcus K.
Pivotal Labs · 護照 · ****4567
- 主人
- Priya S. · 設施維運
- 場所
- London HQ · 12 樓
- 到達
- 14:02 · 遲到 4 分鐘
- 政策
- London standard · 需 NDA
受限檔案匹配 · 2024-09-12 原因:先前陪同事件,由合規人員標記。動作:警示接待處,要求核准。
主人回應
正在前往已選擇
請接待處等候
未預期
02 · 訪客紀錄
每次到訪都是一份紀錄,不是貼在剪貼板上的貼紙。
Marcus 再次到訪時,接待處在任何人讓他通行前看到上次的訪問、限制原因以及歸檔的身分證件。主人和合規人員看到相同的紀錄,不是副本。
Marcus K.
Pivotal Labs · 承包商
- 身分證件
- 護照 · ****4567
- 保留期
- 至 2027-04-23
- 先前訪問
- 已歸檔 · 最近 2026-02-18
- 標籤
- 承包商 · 需陪同
受限匹配原因:陪同事件 2024-09-12。由合規人員標記。
訪問歷史
2026-02-18 · Q1 廠商檢視 已完成
2025-11-04 · 設備交付 已完成
2025-08-19 · 專案啟動 逾時
2024-09-12 · 承包商訪問 陪同違規
訪問歷史呈現每次先前到訪發生的情況:同意書擷取、NDA 版本、政策結果以及任何事件。合規人員無需離開紀錄即可重建歷史。
03 · 差異化
當一次到訪出錯時,接待處不是痕跡的終點。
拒絕訪客。標記受限匹配。記錄主人拒絕。在訪客紀錄上,一次點擊將該訪問升級為連結工單。主人、場所、訪問原因、遮罩身分證、標記匹配與拒絕原因全部帶入。一個事件、一條軌跡、一個負責人。
大多數訪客工具著重於歡迎、簽到與報告。Infodeck 將例外以連結的脈絡帶入設施工作中。
訪問 · VIS-0924 已拒絕
14:06 · 接待處 · London HQ Marcus K. · Pivotal Labs
訪問原因:Q2 vendor review · 主人:Priya S.
- 已標記匹配
- 受限檔案 · 2024-09-12
- 主人回應
- 未預期
- 拒絕原因
- 主人不知情,政策要求重新核准
- 決策者
- Sara T. · 接待處
已升級為設施工作 · 14:07 · 由 Sara T. 操作 · 已保留連結脈絡
連結工作 WR-4412
已指派跟進 · 已標記訪客拒絕
優先度:高 · 今日 14:30 截止
- 負責人
- David M.
- 場所
- London HQ · 接待處
- 連結到訪問
- VIS-0924
- 連結到檔案
- Marcus K.
帶入的脈絡
- · 已標記匹配原因
- · 主人未預期回應
- · 拒絕原因 + 決策者
- · 遮罩護照、歸檔照片
04 · 捕捉在訪問中
簽了什麼、出示了什麼、說了什麼:都捕捉在訪問中。
接待處不必在訪客離開後追著文件跑。訪問保留所接受、簽署、出示與決定的內容。合規人員日後可以重建這次到訪。
訪問紀錄時間軸 · VIS-0924 · Marcus K.
星期二 · 13:45 至 14:06
13:45
已接受邀請 · 到訪前確認
訪客 · 公開連結
13:58
已出示身分證件 · 護照 · ****4567
接待處平板
13:59
已拍攝照片 · 儲存於訪問中
接待處平板
14:00
已簽署 NDA · London standard v4
訪客簽名
14:04
浮現已標記匹配 · 動作:警示接待處
場所政策
14:06
拒絕進入 · 主人未預期
Sara T.
14:07
已連結至工單 · WR-4412
Sara T.
05 · 日常
多數日子裡,訪客走進來再走出去。這仍然有效。
預期訪客在到達前收到 QR Code。臨時到訪者依場所模式於接待處處理。主人可從連結回應,訪客在政策允許時自行簽退。接待處在任何可上網的平板上運作,與您的 會議室自助機 採用相同的配對模式。
邀請 · Priya S. 於 London HQ
QR code
星期四 · 10:00
B 入口 · 1 樓
我接受場地參訪條款
NDA 將在自助機呈現
離開時可自行簽退
06 · 跨場所
當合規人員詢問上週發生什麼時,答案已按場所分組。
查看哪些場所有標記到訪、拒絕、逾時、同意書擷取與連結跟進。匯出報告,或從同樣的訪客事件通知保全與 HR 系統。 查看完整營運紀錄如何將服務與治理連結在一起。 探索平台
政策結果 · 4 個場所 · 滾動 30 天
各場所最近例外
London HQ
Reception · Floor 12
最近例外:星期二 14:06。已標記到訪在主人回應「未預期」後被拒絕。
4 已標記2 已拒絕1 跟進
Berlin
Front desk
最近例外:星期一 11:30。接待處在政策時限一過即關閉逾時。
1 已標記1 已拒絕1 跟進
New York
Reception
本期無例外。所有到訪均完成同意書與主人回應。
無異狀
Dublin
Lobby
無例外。本期 18 次到訪、100% 同意書歸檔。
無異狀
通知您的系統
註冊事件 簽到事件 簽退事件 至保全、HR 或會議室硬體